PAMEKASAN — Berangkat dari berbagai persoalan yang ditemukan dalam praktik, Pengadilan Agama (PA) Pamekasan menyelenggarakan Sertifikasi Petugas Panggilan Surat Tercatat dalam bentuk Short Course bertema “Implementasi Surat Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat”.

Gagasan tersebut berasal dari Ketua PA Pamekasan, Dr. H. Muhammad Najmi Fajri, S.H.I., M.H.I., setelah pengadilan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pemanggilan melalui surat tercatat. PA Pamekasan mencatat sedikitnya terdapat lebih dari 20 persoalan yang berkaitan dengan formalitas dan tata cara penyampaian panggilan maupun pemberitahuan kepada para pihak.

Persoalan itu antara lain menyangkut ketepatan penyerahan surat, pihak yang menerima panggilan, dokumentasi proses pengiriman, hingga kesesuaian tindakan petugas di lapangan dengan ketentuan hukum acara.

Bagi pengadilan, persoalan tersebut tidak dapat dipandang semata sebagai kekurangan administratif. Ketidaktepatan dalam proses pemanggilan dapat berujung pada perintah pemanggilan ulang, penundaan persidangan, dan bertambahnya waktu penyelesaian perkara.

Atas dasar itulah, Ketua PA Pamekasan menggagas pola pembinaan yang tidak hanya mengevaluasi kesalahan setelah terjadi, tetapi memperkuat pemahaman petugas secara lebih sistematis sebelum melaksanakan tugas di lapangan. Sertifikasi dirancang agar petugas memahami bahwa penyampaian surat tercatat bukan sekadar kegiatan pengantaran dokumen, melainkan bagian dari proses hukum yang berpengaruh terhadap kelancaran pemeriksaan perkara.

Dalam rangka sertifikasi tersebut, peserta mengikuti Short Course yang memuat empat pokok materi, yakni kebijakan Mahkamah Agung dalam modernisasi administrasi perkara dan ruang lingkup kerja sama dengan PT Pos Indonesia, dasar hukum surat tercatat dan keabsahan panggilan menurut hukum acara, prosedur pengiriman serta monitoring melalui aplikasi Kibana, dan pembahasan permasalahan praktik beserta solusinya.

Diikuti 15 Pegawai Kantor Pos

Sertifikasi diikuti oleh 15 pegawai Kantor Pos Cabang Pamekasan yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan penyampaian panggilan dan pemberitahuan melalui surat tercatat.

Proses pembekalan dalam Short Course berlangsung selama 8 jam pelajaran (8 JP). Durasi tersebut dibagi ke dalam empat materi utama, masing-masing dengan alokasi 2 JP. Dengan pola itu, peserta tidak hanya memperoleh pengetahuan teknis mengenai pengiriman surat, tetapi juga pemahaman mengenai kedudukan panggilan dan pemberitahuan dalam hukum acara.

Petugas diberikan pemahaman bahwa setiap tindakan dalam proses penyerahan surat dapat mempunyai konsekuensi terhadap penilaian mengenai sah dan patutnya suatu panggilan. Pemahaman itu penting karena kondisi di lapangan tidak selalu berjalan sesuai skenario ideal. Penerima dapat tidak berada di tempat, alamat sulit ditemukan, surat diterima pihak lain, atau muncul keadaan tertentu yang menuntut petugas menentukan tindakan secara tepat.

Dalam situasi demikian, kemampuan teknis pengantaran saja tidak cukup. Petugas juga perlu memahami batas-batas prosedural agar tindakan di lapangan tetap dapat dipertanggungjawabkan sebagai bagian dari proses pemanggilan.

Materi Short Course disampaikan oleh sejumlah narasumber. Dr. H. Muhammad Najmi Fajri, S.H.I., M.H.I. membahas kebijakan Mahkamah Agung dalam modernisasi administrasi perkara dan ruang lingkup kerja sama Mahkamah Agung dengan PT Pos Indonesia. Dr. H. Sofyan Zefri, S.H.I., M.S.I. menyampaikan materi mengenai dasar hukum surat tercatat dan keabsahan panggilan menurut hukum acara.

Muhammad Ali Said, S.H.I., M.H. membahas prosedur pengiriman surat tercatat serta monitoring dan evaluasinya melalui aplikasi Kibana. Sementara Abdulloh Mubarok Al Ahmady, S.H.I., M.E. mengulas permasalahan praktik dan alternatif solusinya.

Pertama di Pulau Madura

Wakil Ketua PA Pamekasan menyebut Sertifikasi Petugas Panggilan Surat Tercatat tersebut sebagai kegiatan sertifikasi pertama yang diselenggarakan di lingkungan Pengadilan Agama se-Pulau Madura.

Sertifikasi dipandang sebagai upaya membangun standar pemahaman yang lebih seragam bagi petugas. Dengan demikian, petugas tidak hanya berfungsi sebagai penyampai dokumen, tetapi juga memahami bahwa proses penyampaian panggilan merupakan bagian penting dari tahapan pemeriksaan perkara.

Melalui kegiatan tersebut, PA Pamekasan ingin menutup jarak antara ketentuan formal yang berlaku di pengadilan dan praktik pengiriman di lapangan. Perbaikan itu diharapkan dapat mengurangi pemanggilan ulang, mencegah penundaan persidangan, dan pada akhirnya memperlancar proses penyelesaian perkara.

Terbuka untuk Daerah Lain

PA Pamekasan tidak ingin pola sertifikasi tersebut berhenti di Pamekasan. Ketua dan Wakil Ketua PA Pamekasan membuka kesempatan bagi kantor pos di daerah lain untuk bekerja sama menyelenggarakan Sertifikasi Petugas Panggilan Surat Tercatat dengan pola serupa.

Peluang kerja sama itu dibuka karena persoalan dalam pemanggilan melalui surat tercatat tidak hanya menjadi kepentingan satu pengadilan. Standardisasi pemahaman petugas dinilai akan semakin efektif apabila dapat dikembangkan lebih luas.

Melalui pola kerja sama tersebut, pengadilan dapat memberikan pemahaman mengenai aspek hukum acara, sementara kantor pos memberikan perspektif mengenai kondisi dan kendala riil dalam penyampaian surat. Kolaborasi keduanya diharapkan mampu menghasilkan mekanisme pemanggilan yang lebih tertib, akuntabel, dan sesuai dengan kebutuhan proses peradilan.

Bagi PA Pamekasan, Sertifikasi Petugas Panggilan Surat Tercatat dalam bentuk Short Course bertema “Implementasi Surat Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat” bukan sekadar kegiatan pelatihan. Program ini menjadi bagian dari upaya memperbaiki kualitas pelayanan peradilan dari titik paling awal: memastikan panggilan dan pemberitahuan sampai kepada pihak yang berhak menerimanya melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari Pamekasan, upaya memperbaiki proses penyampaian surat pengadilan itu diarahkan pada tujuan yang lebih besar—memastikan jalannya persidangan tidak tersendat hanya karena persoalan pemanggilan.